Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes zum 2. Mai 2024 wurde die E-Rechnungspflicht verabschiedet, die zum 1.1.2025 in Kraft tritt. Damit einhergehen große Unsicherheiten – wir klären auf, was Sie ab Januar nächsten Jahres beachten müssen.
Die E-Rechnungspflicht und das Wachstumschancengesetz
Im Jahr 2024 kam es zu einer Vielzahl an gesetzlichen Änderungen, neben der Cannabislegalisierung, zählt die E-Rechnungspflicht zu den wohl wichtigsten Änderungen. Doch warum ist das so?
Die sogenannte Pflicht zur elektronischen Rechnung (auch als E-Rechnung bekannt) wurde zum 2. Mai 2024 vom Bundesrat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verabschiedet. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen Rechnungen dieser Form empfangen können.
Weiterhin besteht die Pflicht, dass bei Verkäufen und Dienstleistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B = Business-to-Business) eine E-Rechnung ausgestellt werden muss. Selbiges gilt in diesem Zusammenhang beim Austausch mit Behörden.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Soviel zur Pflicht, aber was ist überhaupt eine elektronische Rechnung? Der Begriff ist etwas unglücklich gewählt, denn man könnte in Versuchung kommen, dass es eine Rechnung im PDF- oder PNG-Format eine E-Rechnung darstellt – dem ist nicht so.
Eine E-Rechnung ist vielmehr ein lesbarer Datensatz im XML-Format, wobei laut EN-Norm 16931 die Modelle XRechnung und ZUGFeRD verwendet werden dürfen (warum das so ist, klären wir in einem eigenen Abschnitt). Doch vorerst eine Grundsatzfrage: Warum fiel die Wahl auf XML und wofür steht die Abkürzung?
XML ist ein Akronym für Extensible Markup Language. Dieses Dateiformat ist flexibel und plattformunabhängig nutzbar, wodurch es völlig egal ist, welches Betriebssystem der gegenüberstehende Geschäftspartner ist. Weiterhin kommt das Format auch mit unterschiedlichen Formaten klar.
Hierzu ein kurzes Beispiel: In Deutschland wird in Datum wie folgt aufgebaut: TT/MM/DDDD. In Amerika hingegen MM/TT/DDDD. Einer Datei im XML-Format ist das Format des Datums egal und wird bei einer automatischen Buchhaltung (beispielsweise mit DATEV Unternehmen online) exakt zugeordnet.
Zusammengefasst heißt das: Eine E-Rechnung wird im XML-Format erstellt, da dieses flexibel und einfach einzusetzen ist.
Mit welchen Programmen lassen sich E-Rechnungen empfangen?
Es handelt sich somit um XML-Dateien und diese können von einer Vielzahl von Programmen empfangen werden. Hierzu gehören unter anderem Office-Suiten wie Microsoft Office oder LibreOffice. Weiterhin können alle aktuellen Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox, Safari, Opera, usw.) als auch einfache Textprogramme XML-Dateien öffnen und lesen.
Im geschäftlichen Umfeld ist es ratsam auf ein Buchhaltungsprogramm zu setzen, wodurch die Buchung der Rechnung automatisch abläuft – ganz ohne Papierkram. Passende Programme sind beispielsweise:
- Lexoffice
- SevDesk
- FastBill
- Wiso Mein Büro M
Es besteht weiterhin die Möglichkeit eine E-Rechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu erstellen. Dies ist nach einer kostenlosen Registrierung möglich.
Die Bedeutung von XRechnung und ZUGFeRD
Bei der sogenannten XRechnung handelt es sich um eine reine XML-Rechnung, die von Maschinen aber weniger von Menschen lesbar ist. Aufgrund dessen wurde der Ansatz ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt. Programme, mit der Möglichkeit ZUGFeRD-Dateien zu erstellen, generieren neben einer maschinenlesbaren XML-Rechnung auch noch eine Kopie in PDF, für die eigenen Unterlagen.
Übergangsregelungen
Da jedes Unternehmen bereits seit Jahren Office-Produkte einsetzt, bestünde theoretisch bereits jetzt die Möglichkeit E-Rechnungen zu empfangen beziehungsweise zu erstellen und zu versenden. Der Gesetzgeber sieht Übergangsregelungen vor, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich mit dem Thema vertraut zu machen und administrative Änderungen vorzunehmen. Das wichtigste haben wir für Sie tabellarisch zusammengefasst.
| Datum | Merkmal |
| 1. Januar 2025 | Vorrang von E-Rechnungen vor PDF- und Papierrechnungen (behalten noch ihre Gültigkeit – auch gegenüber dem Finanzamt) |
| 31. Dezember 2026 | PDF- und Papierrechnungen besitzen ihre Gültigkeit, sofern der Empfänger seine Zustimmung erteilt |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen verpflichtend E-Rechnungen ausstellen und versenden |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) müssen E-Rechnungen ausstellen und versenden |
Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro darf wie aktuell auch auf eine Rechnung verzichtet werden. Selbiges gilt für Fahrscheine.
Übrigens: Aktuell wird an einem europäischen Meldesystem gearbeitet, über das E-Rechnungen im grenzüberschreitenden Verkehr zu melden sind – wir halten Sie diesbezüglich gerne auf dem Laufenden.
Quellen:
