Die Organisation eines Großevents, wie beispielsweise eines Sommerfests für Mitarbeiter, kann eine sehr lohnende, aber auch herausfordernde Aufgabe sein. Neben den alltäglichen Aufgaben im Job kommen zusätzlich organisatorische Angelegenheiten hinzu, die es erschweren, den Workload ohne Überstunden zu bewältigen. Darüber hinaus gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen, von der Wahl des Veranstaltungsorts bis hin zur Gestaltung des Programmes und der Einladung der Gäste. Diese benötigen eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass das Event erfolgreich und den Erwartungen der Teilnehmenden entsprechend verläuft.
Falls Sie gerade vor der Aufgabe stehen, eine solche Veranstaltung zu planen, aber nicht so recht wissen, wo Sie anfangen sollen, finden Sie im Nachfolgenden die wichtigsten Bausteine.
Die Bausteine einer erfolgreichen Planung
1. Das Eventkonzept: Anhand eines Eventkonzepts entwickeln Sie zunächst den grundlegenden Rahmen für die gesamte Veranstaltung. Hierzu zählt die Zielsetzung, die Zielgruppe, die Art der Veranstaltung, die gewünschten Inhalte sowie die erwarteten Ergebnisse. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, einschließlich eines realistischen Zeitplans, sind entscheidend für den Erfolg Ihres Events.
2. Die Location: Bei der Auswahl der Location sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, wie zum Beispiel die Größe und Kapazität der Räumlichkeiten, die Lage und die Erreichbarkeit für die Gäste. Auch Aspekte wie Parkmöglichkeiten, sanitäre Einrichtungen und Barrierefreiheit spielen eine Rolle. Ebenso sollten Sie auf das Preis-Leistungs-Verhältnis achten und gegebenenfalls verschiedene Optionen miteinander vergleichen.
3. Das Catering: Das Catering ist ein wichtiger Bestandteil eines gelungenen Events. Berücksichtigen Sie hierbei unbedingt die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe und ziehen Sie verschiedene Angebote (wie zum Beispiel Fingerfood, Foodtrucks oder Fine Dining) in Betracht. Achten Sie dabei auch auf eventuelle Allergien oder spezielle Ernährungsbedürfnisse der Gäste und wählen Sie ein Catering, das sowohl qualitativ hochwertig als auch im vorgegebenen Budgetrahmen liegt.
4. Die Technik: Eine professionelle technische Ausstattung trägt maßgeblich zum Erfolg eines Events bei. Dazu zählen Licht- und Tontechnik, Bühnenaufbauten, Projektionen und gegebenenfalls spezielle Effekte wie Lasershows. Engagieren Sie zuverlässige Veranstaltungstechniker, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und im Vorfeld alle technischen Anforderungen klären können.
5. Entertainment: Das Unterhaltungsprogramm ist ein weiterer zentraler Aspekt eines erfolgreichen Großevents. Passen Sie das Entertainment an die Zielgruppe und das Eventkonzept an und wählen Sie aus einer Vielzahl von Möglichkeiten wie Livemusik, Bands, Alleinunterhalter, Moderatoren oder spezielle Acts wie Zaubershows. Achten Sie darauf, dass das Programm abwechslungsreich ist und den Gästen in Erinnerung bleibt.
6. Shuttleservice: Ein Shuttleservice kann ein zusätzliches Angebot für die Gäste sein, um die Erreichbarkeit der Veranstaltung zu verbessern bzw. zu vereinfachen. Dies kann besonders bei abgelegenen oder schwer zugänglichen Locations sinnvoll sein. Planen Sie den Shuttle-Service so, dass er die Bedürfnisse der Gäste berücksichtigt und beispielsweise zu bestimmten Zeiten vom Bahnhof oder anderen zentralen Orten zur Location und wieder zurück fährt. Achten Sie darauf, dass genügend Fahrzeuge zur Verfügung stehen, um Wartezeiten zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Informieren Sie die Gäste rechtzeitig über den angebotenen Hol- und Bringdienst, damit sie ihre An- und Abreise entsprechend planen können.
Holen Sie sich Unterstützung!
Um Überforderung oder Stress zu vermeiden und den Überblick bzw. einen klaren Kopf für alle anderen wichtigen Aufgaben zu behalten, können Sie jederzeit eine Eventmanagement Firma hinzuziehen, die den Hauptteil der Organisation und Kommunikation übernimmt. Durch deren Erfahrung und Kontakte in der Eventbranche können sie drohende Stolpersteine frühzeitig erkennen und entsprechend reagieren.
Wie Sie sehen, gibt es einige Aspekte zu berücksichtigen, um Ihr Großevent zu einem vollen Erfolg werden zu lassen, sodass die positiven Erinnerungen der Gäste noch lange anhalten.
Doch mit einer ausführlichen Planung, einer guten Kommunikation sowie einem engagierten Team vor und während der Veranstaltung, steht Ihrem gelungenen Event nichts mehr im Weg.
